学校心理咨询师的工作日常中，档案管理是最容易被忽视却至关重要的环节。很多新手咨询师都遇到过这样的情况，学生咨询记录混乱找不到、案例个人觉得缺乏连续性、家长突然要求查阅两年前的辅导记录...这些问题的根源往往在于档案建设不规范。今天我们就来聊聊学校心理工作中最常踩的三个坑，手把手教你搭建实用又安全的档案系统。

第一坑，档案分类像开杂货铺

很多老师习惯把咨询记录、测评报告、转介材料混在一起，用"张三2023""李四咨询"这类简单命名。建议采用三级分类法，按年级建总文件夹→按学生姓名建子文件夹→内部再分咨询记录（日期+主题）、测评报告（附盘懂说明）、跟进记录（每次家访/班主任沟通摘要）。比如"七年级/王同学/2024.5.8考前焦虑疏导"。

第二坑，记录模板五花八门

第三坑，保密措施形同虚设

去年某校就发生过家长群流传学生咨询记录的纠纷。必须建立双重保密机制，纸质档案锁入带编号的保密柜，电子档案加密存储（建议用 VeraCrypt 等专业工具）。特别要注意，咨询记录本严禁使用带学校 logo 的笔记本，避免外流时暴露学生身份。转交档案时必须填写《档案交接单》，双方签字确认。

建议每学期末做档案整理日，①筛除非必要保存的临时记录（如普通心理课签到表）②重要案例刻录光盘备份 ③更新档案目录索引表。记住，规范的档案建设不仅是工作要求，当遇到危机事件时，完整连续的记录能成为保护学生和教师的重要法律依据。

学校心理咨询室

Psychological counseling web

学校心理咨询室必备的5类档案模板

学校心理咨询室是学生释放压力、解决困惑的重要场所。但很多老师在实际工作中会发现，档案管理容易混乱，咨询记录不完整，导致后续跟进困难。其实，只要用好下面这5类基础档案模板，就能让心理工作更规范、更高效，真正帮到学生。

☆一、学生基本信息档案，快速了解学生背景☆

模板核心内容，

姓名、年级班级、家庭联系方式、既往病史、家庭成员构成、性格特点（如内向/外向）、班主任评价等。

操作建议，

每学期初更新一次，尤其是家庭联系方式变动要及时记录。

用颜色标签区分不同年级（如绿色代表初一，蓝色代表初二），方便快速查找。

重要备注栏可标注“单亲家庭”“留守儿童”等特殊信息，但需严格保密。

接地气经验，

曾有老师发现一名学生突然成绩下滑，翻看基本信息档案时发现父母刚离异，及时介入沟通，避免了问题恶化。档案不仅是记录，更是预警信号。

☆二、咨询预约登记表，避免遗漏重要咨询☆

模板必备字段，

预约时间、咨询类型（学业压力/人际关系等）、紧急程度（1-5级）、接待老师、处理结果（已沟通/需跟进）。

实用技巧，

每周五下午统一整理下周预约表，优先安排紧急程度高的学生。

用电子表格设置自动提醒功能，避免错过预约时间。

定期统计高频咨询类型（如考试焦虑集中在期中期末），提前准备应对方案。

真实案例，

某校通过分析预约表发现，初三学生考前焦虑集中在晚自习后，于是调整值班时间，每晚安排老师驻点咨询室，效果立竿见影。

☆三、个案辅导记录表，让咨询过程有迹可循☆

模板要点，

1. 问题描述，学生自述的主要困扰（原话记录更真实）。

2. 观察记录，情绪状态、肢体语言等细节（如“说话时频繁搓手”）。

3. 辅导策略，具体采用的方法（沙盘游戏、认知行为疗法等）。

4. 后续计划，家庭配合事项、下次咨询重点。

“躲坑”提醒，

避免主观判断，比如不写“该生性格偏激”，而是记录“学生表示‘他们都不理解我’”。

每次咨询后24小时内完成记录，防止遗忘细节。

☆四、心理测评结果档案，科学评估学生状态☆

常用工具，

小学生，房树人绘画测验、MHT心理健康量表

初高中生，SCL-90症状自评量表、青少年压力问卷

档案管理关键，

测评结果按“预警等级”分类存放（如红色-需紧急干预，黄色-持续关注）。

对比不同学期数据，动态跟踪学生变化。

纸质报告扫描成电子版，双重备份防丢失。

特别提示，

测评结果≠最终结论！某校曾有名学生测评显示焦虑分值高，实际是因当天与朋友吵架，后续回访发现情况正常。切忌贴标签！

☆五、家校沟通记录表，打好协同配合战☆

模板核心板块，

家长反馈的问题（如“孩子沉迷手机”）

教师建议（具体可操作步骤，如“每天约定30分钟使用时间”）

达成共识（双方签字确认）

下次沟通时间

实操经验，

沟通后48小时内归档，避免遗漏关键信息。

敏感问题（如疑似抑郁）建议面谈而非电话沟通。

保存微信截图或录音（需提前征得同意），作为补充材料。

档案管理看似繁琐，实则是心理咨询工作的“地基”。用好这5类模板，不仅能提升工作效率，更能让每一次咨询都有据可依。关键要记住，档案是工具，不是任务——规范填写的同时，更要保护学生隐私，真正让档案“活”起来。